Laatst bijgewerkt: 13 juli 2026

1. Inleiding

Boltheads vindt het belangrijk dat zorgvuldig, transparant en veilig wordt omgegaan met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken;
• Van wie wij persoonsgegevens verwerken;
• Hoe wij deze persoonsgegevens verkrijgen;
• Voor welke doeleinden wij persoonsgegevens gebruiken;
• Op welke wettelijke grondslagen wij dit doen;
• Met welke partijen wij persoonsgegevens kunnen delen;
• Hoelang wij persoonsgegevens bewaren;
• Hoe wij persoonsgegevens beveiligen;
• Welke privacyrechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, kandidaten, salesprofessionals, opdrachtgevers, potentiële opdrachtgevers, zakelijke relaties en personen die in het kader van een salesproject worden benaderd.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: de AVG, de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Telecommunicatiewet en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wie is Boltheads?

Boltheads is een salesplatform en uitvoerende salesorganisatie.

Via Boltheads worden salesprofessionals gekoppeld aan verschillende commerciële functies, opdrachten en salesproposities van verschillende opdrachtgevers.

Daarnaast kunnen bedrijven Boltheads inschakelen voor het opzetten en uitvoeren van salesprojecten. Denk hierbij onder andere aan:

• Markt- en doelgroepselectie;
• Leadgeneratie;
• Telefonische acquisitie;
• Opvolging van leads;
• Afsprakenplanning;
• Klantbenadering;
• Salesondersteuning;
• Uitvoering van commerciële campagnes.

Boltheads wordt geëxploiteerd door:

SPOT Trading B.V.
Takkebijsters 15 F
4817 BL Breda
KvK-nummer: 87954346

SPOT Trading B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring aan Boltheads worden toegerekend.

Voor privacyvragen of het uitoefenen van privacyrechten kun je contact opnemen via het contactformulier op de website van Boltheads of per post via bovenstaand adres.

3. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is onder andere van toepassing op:

• Bezoekers van de website van Boltheads;
• Personen die een contact-, aanvraag- of sollicitatieformulier invullen;
• Kandidaten voor openstaande functies, opdrachten en salesproposities;
• Salesprofessionals die met Boltheads willen samenwerken;
• Contactpersonen bij potentiële en bestaande opdrachtgevers;
• Contactpersonen bij leveranciers en samenwerkingspartners;
• Personen die door Boltheads worden benaderd in het kader van een salesproject;
• Personen die telefonisch, per e-mail, via LinkedIn of op een andere manier contact met Boltheads hebben;
• Personen van wie gegevens voorkomen in bestanden die door een opdrachtgever aan Boltheads worden verstrekt.

4. De rol van Boltheads bij de verwerking van persoonsgegevens

De rol van Boltheads kan per verwerking verschillen.

4.1 Boltheads als verwerkingsverantwoordelijke

Boltheads is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen voor welk doel en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt.

Dit geldt onder andere wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor:

• Het beheren van onze website;
• Het beantwoorden van contactaanvragen;
• Het beoordelen en selecteren van kandidaten;
• Het beheren van ons kandidatenbestand;
• Het beoordelen van aanvragen van potentiële opdrachtgevers;
• Het opstellen van offertes en overeenkomsten;
• Het onderhouden van zakelijke relaties;
• Het voeren van onze administratie;
• Het beveiligen en verbeteren van onze eigen systemen en dienstverlening;
• Eigen marketing- en communicatieactiviteiten.

4.2 Boltheads als verwerker

Bij bepaalde salesprojecten kan Boltheads persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van een opdrachtgever verwerken.

De opdrachtgever bepaalt in dat geval onder andere:

• Welke doelgroep wordt benaderd;
• Welke gegevens worden gebruikt;
• Voor welk doel personen worden benaderd;
• Welke boodschap of propositie wordt aangeboden;
• Hoelang de gegevens mogen worden gebruikt;
• Wat er na afloop van het project met de gegevens gebeurt.

Boltheads is in dat geval verwerker en de opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke. Wij leggen de afspraken hierover vast in een verwerkersovereenkomst of een ander passend contractueel document.

4.3 Boltheads als zelfstandig of gezamenlijk verantwoordelijke

Bij sommige projecten kan Boltheads zelf mede bepalen voor welk doel en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Boltheads kan dan zelfstandig of samen met de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Welke rolverdeling van toepassing is, wordt per salesproject beoordeeld en contractueel vastgelegd.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van jouw relatie met Boltheads en de manier waarop je onze website of dienstverlening gebruikt.

5.1 Gegevens van kandidaten en salesprofessionals

Wanneer je reageert op een functie, opdracht of salespropositie kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Woonplaats of regio;
• LinkedIn-profiel;
• Curriculum vitae;
• Begeleidende brief;
• Motivatie;
• Opleidingen;
• Werkervaring;
• Commerciële ervaring;
• Talenkennis;
• Beschikbaarheid;
• Gewenst aantal uren;
• Voorkeur voor functies, opdrachten of salesproposities;
• Gewenste arbeids- of samenwerkingsvorm;
• Salaris- of verdienindicatie, wanneer relevant;
• Antwoorden op selectie- en screeningsvragen;
• Aantekeningen van selectiegesprekken;
• Beoordelingen tijdens de selectieprocedure;
• Correspondentie over je aanmelding;
• Informatie die je zelf tijdens gesprekken of via formulieren verstrekt.

Wanneer je wordt geselecteerd, kunnen wij daarnaast gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst of andere samenwerking.

Wij vragen deze aanvullende gegevens pas op het moment dat dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

5.2 Gegevens van potentiële en bestaande opdrachtgevers

Wanneer een bedrijf via onze website contact opneemt om een salesproject te bespreken, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam van de contactpersoon;
• Functie;
• Zakelijk e-mailadres;
• Zakelijk telefoonnummer;
• Bedrijfsnaam;
• Vestigingsadres;
• Website;
• KvK-nummer;
• Btw-identificatienummer;
• Informatie over producten en diensten;
• Informatie over de gewenste doelgroep;
• Omschrijving van het gewenste salesproject;
• Gewenste werkzaamheden;
• Gewenste resultaten of doelstellingen;
• Marktgebied;
• Planning;
• Budgetindicatie;
• Huidige salesactiviteiten;
• Beschikbare prospect- of klantdata;
• Informatie over gebruikte systemen;
• Correspondentie en gespreksnotities;
• Offerte- en contractgegevens;
• Factuur- en betalingsgegevens;
• Documenten die via een formulier of op een andere manier worden verstrekt.

5.3 Gegevens van prospects binnen salesprojecten

Wanneer Boltheads namens een opdrachtgever een salesproject uitvoert, kunnen wij persoonsgegevens verwerken van zakelijke prospects en contactpersonen bij potentiële klanten.

Het kan daarbij gaan om:

• Voor- en achternaam;
• Bedrijfsnaam;
• Functie;
• Afdeling;
• Zakelijk telefoonnummer;
• Zakelijk e-mailadres;
• Vestigingsplaats;
• Website;
• Openbare bedrijfsinformatie;
• Informatie over de branche of bedrijfsactiviteiten;
• Herkomst van de contactgegevens;
• Datum en tijd van contactmomenten;
• Inhoudelijke gespreksnotities;
• Interesse in een product of dienst;
• Opvolgstatus;
• Gemaakte afspraken;
• Voorkeuren voor vervolgcontact;
• Vragen of bezwaren;
• Verzoeken om niet meer te worden benaderd;
• Andere informatie die tijdens een zakelijk gesprek wordt verstrekt en voor het salesproject relevant is.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende salesproject.

5.4 Gegevens van zakelijke relaties en leveranciers

Van contactpersonen bij leveranciers, partners en andere zakelijke relaties kunnen wij verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Functie;
• Bedrijfsnaam;
• Zakelijk e-mailadres;
• Zakelijk telefoonnummer;
• Correspondentie;
• Afspraken;
• Overeenkomstgegevens;
• Factuurgegevens;
• Informatie over de zakelijke relatie.

5.5 Communicatiegegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen wij onder andere verwerken:

• De inhoud van contactformulieren;
• E-mails en andere berichten;
• Telefonische gespreksnotities;
• Afspraken;
• Feedback;
• Vragen;
• Klachten;
• Communicatie via LinkedIn of andere sociale media;
• Door jou meegestuurde documenten en bestanden.

Boltheads neemt telefoongesprekken niet standaard op. Wanneer gesprekken in de toekomst wel worden opgenomen, worden betrokkenen daar vooraf duidelijk over geïnformeerd.

5.6 Website- en technische gegevens

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen wij onder andere verwerken:

• IP-adres;
• Browsertype;
• Browserversie;
• Type apparaat;
• Besturingssysteem;
• Schermresolutie;
• Taalinstellingen;
• Datum en tijd van het bezoek;
• Bezochte pagina’s;
• Klik- en navigatiegedrag;
• Verwijzende website;
• Sessiegegevens;
• Cookie-ID’s;
• Technische foutmeldingen;
• Informatie over de beveiliging en werking van de website.

5.7 Financiële en administratieve gegevens

Wanneer dit noodzakelijk is voor een overeenkomst of betaling kunnen wij verwerken:

• Factuuradres;
• Bankrekeningnummer;
• Factuurgegevens;
• Betaalstatus;
• Betalingshistorie;
• Openstaande bedragen;
• Contractgegevens;
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële en fiscale administratie.

6. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

Boltheads heeft niet de bedoeling om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.

Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over:

• Gezondheid;
• Ras of etnische afkomst;
• Religie of levensovertuiging;
• Politieke opvattingen;
• Seksuele gerichtheid;
• Lidmaatschap van een vakbond;
• Genetische of biometrische kenmerken.

Wij verzoeken kandidaten en andere betrokkenen dergelijke informatie niet in een cv, begeleidende brief, contactformulier of ander document op te nemen, tenzij dit noodzakelijk is en wij hier uitdrukkelijk om hebben gevraagd.

Boltheads verwerkt in beginsel geen strafrechtelijke persoonsgegevens. Een screening of aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag vindt alleen plaats wanneer dit voor een specifieke functie of opdracht noodzakelijk, proportioneel en wettelijk toegestaan is.

Wanneer bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens ongevraagd worden verstrekt, verwijderen wij deze waar mogelijk, tenzij een geldige juridische reden bestaat om ze te verwerken.

7. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen.

7.1 Rechtstreeks van jou

Bijvoorbeeld wanneer je:

• Onze website bezoekt;
• Een contactformulier invult;
• Reageert op een vacature, opdracht of salespropositie;
• Een cv of begeleidende brief verstuurt;
• Een link naar je LinkedIn-profiel verstrekt;
• Telefonisch, per e-mail of via sociale media contact met ons opneemt;
• Deelneemt aan een selectie- of intakegesprek;
• Een offerte aanvraagt;
• Een overeenkomst met Boltheads aangaat;
• Door Boltheads wordt benaderd en tijdens het gesprek informatie verstrekt.

7.2 Van een opdrachtgever

Binnen een salesproject kan een opdrachtgever persoonsgegevens aan Boltheads verstrekken.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• Een prospectlijst;
• Een klantenbestand;
• Een lijst met eerdere leads;
• Contactgegevens uit het CRM-systeem van de opdrachtgever;
• Informatie over eerdere contactmomenten;
• Informatie over interesse of commerciële opvolging.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverstrekking wanneer de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is.

7.3 Uit openbare zakelijke bronnen

Wij kunnen zakelijke persoonsgegevens verzamelen uit openbare en professioneel toegankelijke bronnen, zoals:

• Bedrijfswebsites;
• Openbare handelsregisters;
• LinkedIn;
• Zakelijke sociale-mediaprofielen;
• Brancheverenigingen;
• Openbare bedrijvengidsen;
• Vakpublicaties;
• Openbare deelnemers- of ledenlijsten;
• Andere openbare professionele bronnen.

Wij gebruiken alleen gegevens die relevant zijn voor het zakelijke doel waarvoor deze worden verzameld.

7.4 Via zakelijke relaties

Wij kunnen jouw gegevens ontvangen via een zakelijke relatie die jou met jouw medeweten introduceert bij Boltheads.

7.5 Via technische systemen

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verzameld door de website, hostingomgeving, beveiligingssystemen en, na toestemming waar vereist, analyse- of marketingtools.

8. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

8.1 Werving en selectie van kandidaten

Wij gebruiken kandidaatgegevens om:

• Aanmeldingen te ontvangen en registreren;
• Kandidaten in ons CRM-systeem op te nemen;
• Cv’s en begeleidende brieven te beoordelen;
• Ervaring, motivatie en beschikbaarheid te beoordelen;
• Kandidaten te selecteren voor openstaande functies en opdrachten;
• Kandidaten te koppelen aan passende salesproposities;
• Contact op te nemen over een aanmelding;
• Selectiegesprekken te plannen en voeren;
• De voortgang van een selectieprocedure te beheren;
• Een aanbod of overeenkomst voor te bereiden;
• Kandidaten te informeren over de uitkomst van een procedure.

8.2 Matchen van salesprofessionals en proposities

Boltheads biedt verschillende salesproposities van verschillende opdrachtgevers aan.

Wij kunnen kandidaatgegevens gebruiken om te beoordelen welke functie, opdracht of propositie het beste aansluit bij:

• Werkervaring;
• Commerciële vaardigheden;
• Branche-ervaring;
• Beschikbaarheid;
• Werkgebied;
• Voorkeuren;
• Gewenste samenwerkingsvorm;
• Motivatie;
• Ontwikkelpotentieel.

Persoonsgegevens van kandidaten worden niet zonder voorafgaande informatie aan een opdrachtgever verstrekt.

8.3 Beoordelen van aanvragen van bedrijven

Wij gebruiken gegevens van potentiële opdrachtgevers om:

• Contactaanvragen te beoordelen;
• Te bepalen of een project bij Boltheads past;
• De commerciële doelstelling te begrijpen;
• De haalbaarheid van een salesproject te beoordelen;
• Een intakegesprek te plannen;
• Aanvullende informatie op te vragen;
• Een voorstel of offerte op te stellen;
• Een overeenkomst voor te bereiden;
• De toekomstige samenwerking in te richten.

8.4 Uitvoeren van salesprojecten

Binnen een salesproject kunnen wij persoonsgegevens verwerken om:

• Doelgroepen te bepalen;
• Zakelijke prospects te selecteren;
• Contactgegevens te controleren en actualiseren;
• Bedrijven en zakelijke contactpersonen te benaderen;
• Producten en diensten van opdrachtgevers onder de aandacht te brengen;
• Interesse te inventariseren;
• Leads te kwalificeren;
• Afspraken in te plannen;
• Leads op te volgen;
• Inkomende reacties te verwerken;
• Gespreksresultaten vast te leggen;
• Afmeldingen en bezwaren te registreren;
• Resultaten aan de opdrachtgever te rapporteren;
• De kwaliteit van de campagne te controleren;
• Het salesproces te verbeteren.

8.5 Uitvoering van overeenkomsten

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• Overeenkomsten voor te bereiden;
• Overeenkomsten uit te voeren;
• Projecten te plannen;
• Werkzaamheden te verdelen;
• Toegang tot systemen te verlenen;
• Contact over de uitvoering te onderhouden;
• Voortgang en resultaten te rapporteren;
• Vergoedingen en betalingen te verwerken;
• Vragen en klachten te behandelen.

8.6 Klant- en relatiebeheer

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• Contactgegevens actueel te houden;
• Afspraken vast te leggen;
• Zakelijke relaties te onderhouden;
• Contactmomenten te registreren;
• Te informeren over relevante diensten;
• Vervolgafspraken te plannen;
• Klanttevredenheid te onderzoeken;
• De dienstverlening af te stemmen op de opdrachtgever.

8.7 Websiteanalyse en verbetering

Wij kunnen technische en statistische gegevens gebruiken om:

• De website goed te laten functioneren;
• De website te beveiligen;
• Technische problemen op te lossen;
• Het gebruik van de website te analyseren;
• Formulieren te verbeteren;
• De gebruikerservaring te verbeteren;
• De effectiviteit van content en campagnes te beoordelen.

Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde of samengevoegde gegevens.

8.8 Beveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Onze website en systemen te beveiligen;
• Ongeautoriseerde toegang te voorkomen;
• Misbruik en fraude te herkennen;
• Beveiligingsincidenten te onderzoeken;
• De integriteit van onze systemen te bewaken;
• Onze juridische belangen te beschermen.

8.9 Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Facturatie;
• Betalingen;
• Debiteuren- en crediteurenbeheer;
• Boekhouding;
• Belastingaangiften;
• Accountantscontroles;
• Het voeren van een deugdelijke administratie;
• Het naleven van wettelijke bewaarplichten;
• Het behandelen van juridische geschillen.

9. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Boltheads verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

9.1 Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om:

• Op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• Een sollicitatie of aanmelding te behandelen;
• Een offerte op te stellen;
• Een aanbod te doen;
• Een overeenkomst uit te voeren;
• Een salesproject uit te voeren;
• Betalingen en vergoedingen te verwerken.

9.2 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer Boltheads, een opdrachtgever of een andere partij een gerechtvaardigd belang heeft.

Dit kan onder andere het geval zijn bij:

• Zakelijke communicatie;
• B2B-relatiebeheer;
• Het selecteren van relevante zakelijke prospects;
• Het uitvoeren van passende zakelijke acquisitie;
• Het verbeteren van onze dienstverlening;
• Het beveiligen van onze systemen;
• Het voorkomen van fraude;
• Het verdedigen van juridische belangen;
• Het beheren en verbeteren van selectieprocedures;
• Het meten van projectresultaten.

Voordat wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang verwerken, beoordelen wij:

• Of sprake is van een daadwerkelijk gerechtvaardigd belang;
• Of de verwerking noodzakelijk is;
• Of jouw privacybelangen niet zwaarder wegen;
• Of je de verwerking redelijkerwijs kunt verwachten;
• Of minder ingrijpende alternatieven beschikbaar zijn.

9.3 Wettelijke verplichting

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• De fiscale administratie;
• Wettelijke bewaarplichten;
• Verzoeken van bevoegde overheidsinstanties;
• Verplichtingen op het gebied van arbeid, belasting en sociale zekerheid.

9.4 Toestemming

Wij vragen toestemming wanneer dit wettelijk vereist of passend is.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies;
• Het bewaren van kandidaatgegevens voor toekomstige functies;
• Bepaalde vormen van elektronische marketing;
• Het verwerken van gegevens voor een nieuw doel dat niet onder een andere grondslag valt.

Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

9.5 Verwerking namens een opdrachtgever

Wanneer Boltheads als verwerker optreedt, bepaalt de opdrachtgever op welke wettelijke grondslag de persoonsgegevens worden verwerkt.

Boltheads verwerkt deze gegevens uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever en binnen de grenzen van de gesloten overeenkomst.

10. Werving, screening en LinkedIn

Wanneer je solliciteert of je aanmeldt als salesprofessional, kunnen wij jouw openbare professionele profiel bekijken.

Dit kan bijvoorbeeld een LinkedIn-profiel zijn.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend wanneer dit:

• Relevant is voor de functie of opdracht;
• Noodzakelijk is voor de beoordeling;
• Proportioneel is;
• Afkomstig is uit een professioneel of zakelijk openbaar profiel.

Wanneer informatie uit een openbare bron een rol speelt bij onze beoordeling, krijg je de gelegenheid om deze informatie toe te lichten.

Wij gebruiken in beginsel geen informatie uit privéprofielen of informatie die duidelijk geen verband houdt met jouw professionele geschiktheid.

11. Direct marketing en zakelijke benadering

Boltheads voert salesprojecten uit waarbij bedrijven en zakelijke contactpersonen kunnen worden benaderd.

Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken voor:

• Telefonische acquisitie;
• Zakelijke e-mailcommunicatie;
• Leadopvolging;
• Afsprakenplanning;
• Informatie over relevante producten of diensten;
• Het uitvoeren van campagnes namens opdrachtgevers.

Boltheads houdt zich hierbij aan de AVG, de Telecommunicatiewet en andere toepasselijke regels voor direct marketing en telemarketing.

Bij iedere campagne beoordelen wij onder andere:

• Wie mag worden benaderd;
• Via welk communicatiekanaal dit mag;
• Waar de contactgegevens vandaan komen;
• Welke informatie vooraf moet worden verstrekt;
• Of toestemming noodzakelijk is;
• Hoe bezwaar of afmelding kan worden verwerkt.

Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

Wanneer je aangeeft niet meer voor direct marketing te willen worden benaderd:

• Stoppen wij de betreffende direct-marketingverwerking;
• Registreren wij jouw bezwaar;
• Delen wij dit bezwaar waar nodig met de betreffende opdrachtgever;
• Bewaren wij uitsluitend de minimale gegevens die nodig zijn om te voorkomen dat je opnieuw wordt benaderd.

Een bezwaar tegen direct marketing heeft geen gevolgen voor andere verwerkingen die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een bestaande overeenkomst of wettelijke verplichting.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Boltheads verkoopt geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers.

12.1 Medewerkers en salesprofessionals van Boltheads

Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot persoonsgegevens.

Toegang wordt zoveel mogelijk beperkt op basis van:

• Taken;
• Rollen;
• Bevoegdheden;
• Verantwoordelijkheden.

12.2 Opdrachtgevers

Wij kunnen kandidaatgegevens delen met een opdrachtgever wanneer dit noodzakelijk is voor een mogelijke functie, opdracht of samenwerking.

Voordat wij kandidaatgegevens delen:

• Informeren wij de kandidaat over de betreffende opdrachtgever;
• Leggen wij uit voor welk doel de gegevens worden gedeeld;
• Delen wij alleen gegevens die voor de beoordeling relevant zijn;
• Delen wij geen volledig kandidaatprofiel zonder dat de kandidaat daarvan op de hoogte is.

Binnen salesprojecten kunnen wij projectresultaten met opdrachtgevers delen, zoals:

• Contactstatussen;
• Gespreksnotities;
• Geplande afspraken;
• Informatie over interesse;
• Opvolgacties;
• Bezwaren en afmeldingen;
• Campagneresultaten.

12.3 Dienstverleners

Wij kunnen dienstverleners inschakelen voor:

• CRM en kandidatenbeheer;
• Websitehosting;
• Cloudopslag;
• E-mail;
• Contactformulieren;
• Projectmanagement;
• Telefonie;
• IT-beheer;
• Informatiebeveiliging;
• Boekhouding;
• Facturatie;
• Elektronische ondertekening;
• Cookiebeheer;
• Websiteanalyse;
• Back-ups.

Wanneer een dienstverlener namens Boltheads persoonsgegevens verwerkt, maken wij afspraken over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid. Waar dit wettelijk vereist is, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

12.4 Professionele adviseurs

Wij kunnen gegevens delen met:

• Accountants;
• Boekhouders;
• Advocaten;
• Juridisch adviseurs;
• Verzekeraars;
• Gerechtsdeurwaarders.

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

12.5 Overheidsinstanties

Wij kunnen persoonsgegevens delen met bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsdiensten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten.

12.6 Fusie, overname of reorganisatie

In het geval van een voorgenomen fusie, investering, overname, reorganisatie of verkoop van bedrijfsactiviteiten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met betrokken adviseurs en partijen.

Wij nemen daarbij passende maatregelen om vertrouwelijkheid en bescherming van de gegevens te waarborgen.

13. CRM en andere systemen

Boltheads gebruikt een CRM-systeem om:

• Kandidaten te registreren;
• Kandidaatgegevens te beoordelen;
• Contactmomenten vast te leggen;
• Selectieprocedures te beheren;
• Opdrachtgevers en projecten te beheren;
• Salesactiviteiten vast te leggen;
• Leads en afspraken op te volgen;
• Afmeldingen en bezwaren te registreren.

Wij beperken de toegang tot het CRM-systeem tot personen die deze toegang nodig hebben.

De concrete leveranciers van onze technische systemen kunnen in de toekomst veranderen. Wij beoordelen nieuwe leveranciers vooraf op:

• Privacy;
• Informatiebeveiliging;
• Opslaglocatie;
• Toegangsbeheer;
• Contractuele waarborgen;
• Mogelijke doorgifte buiten de EER.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

14.1 Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies zijn nodig om de website veilig en technisch goed te laten functioneren.

Deze cookies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• Beveiliging;
• Formulierfunctionaliteit;
• Sessiebeheer;
• Cookievoorkeuren;
• Technische werking van de website.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

14.2 Voorkeurscookies

Voorkeurscookies kunnen worden gebruikt om instellingen en keuzes te onthouden, zoals:

• Taalvoorkeuren;
• Cookievoorkeuren;
• Ingevulde gegevens tijdens een actieve sessie.

14.3 Analytische cookies

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in:

• Bezoekersaantallen;
• Bezochte pagina’s;
• Herkomst van bezoekers;
• Gebruik van formulieren;
• Technische prestaties;
• Problemen in de gebruikerservaring.

Wij richten analytische tools zo privacyvriendelijk mogelijk in. Wanneer analytische cookies meer dan een beperkte invloed op jouw privacy hebben, plaatsen wij deze alleen nadat je toestemming hebt gegeven.

14.4 Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt voor:

• Het meten van campagnes;
• Het herkennen van terugkerende bezoekers;
• Het samenstellen van doelgroepen;
• Het tonen van relevante advertenties;
• Het meten van conversies.

Marketingcookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

14.5 Actuele cookielijst

De exacte lijst met actieve cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen wordt opgenomen in de cookie-instellingen of in een afzonderlijke cookieverklaring.

Een analyse- of marketingtool wordt pas als actieve tool vermeld wanneer deze daadwerkelijk op de website wordt gebruikt.

Je kunt jouw cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.

15. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het uitgangspunt van Boltheads is dat persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, hierna: de EER, worden opgeslagen en verwerkt.

Boltheads geeft persoonsgegevens niet zonder geldige juridische grondslag door aan landen buiten de EER.

Voordat wij een leverancier of systeem gebruiken waarbij persoonsgegevens mogelijk buiten de EER worden verwerkt, beoordelen wij:

• Of de doorgifte noodzakelijk is;
• Of het ontvangende land voldoende bescherming biedt;
• Of een adequaatheidsbesluit van toepassing is;
• Of goedgekeurde standaardcontractbepalingen nodig zijn;
• Welke aanvullende beveiligingsmaatregelen nodig zijn;
• Of betrokkenen aanvullend moeten worden geïnformeerd.

Wanneer het gebruik van nieuwe systemen leidt tot internationale doorgifte, passen wij deze privacyverklaring aan wanneer dat noodzakelijk is.

16. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Boltheads bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

De AVG bevat niet voor iedere verwerking een vaste maximale bewaartermijn. Daarom bepalen wij per categorie welke termijn noodzakelijk en verdedigbaar is.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten.

16.1 Afgewezen kandidaten

Wanneer je niet wordt geselecteerd, verwijderen wij je cv, begeleidende brief, LinkedIn-link, gespreksnotities en overige selectiegegevens uiterlijk vier weken na afronding van de selectieprocedure.

16.2 Kandidatenbestand voor toekomstige functies

Met jouw afzonderlijke toestemming kunnen wij je kandidaatgegevens maximaal één jaar na afronding van de selectieprocedure bewaren.

Wij kunnen je gedurende deze periode benaderen voor een passende functie, opdracht of salespropositie.

Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken.

16.3 Geselecteerde kandidaten

Wanneer je wordt geselecteerd en een overeenkomst met Boltheads of een opdrachtgever aangaat, bewaren wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor de samenwerking en administratie.

Selectiegegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd.

16.4 Aanvragen van potentiële opdrachtgevers

Wanneer een aanvraag niet tot een opdracht leidt, bewaren wij de contactgegevens, projectinformatie en correspondentie maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact.

Wij kunnen gegevens eerder verwijderen wanneer deze niet langer relevant zijn.

16.5 Klant- en projectgegevens

Gegevens van opdrachtgevers en projecten bewaren wij gedurende de samenwerking en in beginsel maximaal vijf jaar na beëindiging daarvan.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor:

• Een wettelijke verplichting;
• Een juridische procedure;
• Een contractueel geschil;
• De onderbouwing van een rechtsvordering;
• De fiscale administratie.

16.6 Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale basisadministratie bewaren wij in beginsel zeven jaar.

Wanneer voor bepaalde gegevens wettelijk een langere termijn geldt, houden wij die langere termijn aan.

16.7 Prospectgegevens binnen salesprojecten

Wanneer Boltheads als verwerker optreedt, bewaren wij prospectgegevens volgens de afspraken en instructies van de opdrachtgever.

Na afloop van het project worden de gegevens:

• Teruggegeven aan de opdrachtgever;
• Verwijderd;
• Of gedurende een afgesproken beperkte termijn bewaard voor rapportage, controle of opvolging.

Wanneer Boltheads zelf verwerkingsverantwoordelijke is, bewaren wij prospectgegevens zolang:

• De salescampagne actief is;
• Zakelijke opvolging redelijkerwijs te verwachten is;
• Een afgesproken vervolgactie openstaat;
• De gegevens noodzakelijk zijn voor projectverantwoording.

Prospectgegevens worden in beginsel uiterlijk twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd, tenzij een langere termijn noodzakelijk en gerechtvaardigd is.

16.8 Afmeldingen en bezwaren

Wanneer iemand aangeeft niet meer voor direct marketing te willen worden benaderd, bewaren wij minimale gegevens op een blokkade- of afmeldlijst.

Deze gegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om het bezwaar te respecteren en te voorkomen dat de persoon opnieuw wordt benaderd.

16.9 Algemene contactverzoeken

Algemene contactverzoeken die niet leiden tot een sollicitatie, opdracht of overeenkomst bewaren wij maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact.

16.10 Technische en beveiligingsgegevens

Technische logbestanden en beveiligingsgegevens bewaren wij in beginsel maximaal twaalf maanden.

Wanneer gegevens nodig zijn voor het onderzoeken van een incident, fraudegeval of beveiligingsprobleem, kunnen deze langer worden bewaard.

16.11 Cookiegegevens

De bewaartermijn verschilt per cookie. De actuele termijnen staan in de cookie-instellingen of cookieverklaring.

16.12 Klachten en juridische geschillen

Gegevens die noodzakelijk zijn voor een klacht, onderzoek, geschil of rechtsvordering bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling en afwikkeling daarvan.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens.

17. Beveiliging van persoonsgegevens

Boltheads neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Verlies;
• Onbevoegde toegang;
• Misbruik;
• Ongewenste openbaarmaking;
• Ongeoorloofde wijziging;
• Vernietiging.

Afhankelijk van de risico’s kunnen onze maatregelen onder andere bestaan uit:

• Beveiligde verbindingen;
• Versleutelde gegevensoverdracht;
• Versleutelde opslag waar passend;
• Toegangsbeheer op basis van rollen;
• Sterke wachtwoordrichtlijnen;
• Tweefactorauthenticatie waar beschikbaar;
• Beveiligde back-ups;
• Logging en monitoring;
• Software- en beveiligingsupdates;
• Periodieke controle van toegangsrechten;
• Vertrouwelijkheidsafspraken;
• Procedures voor beveiligingsincidenten;
• Zorgvuldige selectie van dienstverleners;
• Interne instructies over veilig omgaan met persoonsgegevens.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid garanderen.

18. Datalekken

Boltheads beschikt over een procedure voor het herkennen, onderzoeken, registreren en afhandelen van mogelijke datalekken.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen de wettelijke termijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor jou oplevert, informeren wij je daarover, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Vermoed je misbruik, verlies van gegevens of een ander beveiligingsincident? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via het contactformulier op onze website.

19. Kunstmatige intelligentie

Boltheads gebruikt op dit moment geen kunstmatige intelligentie om zelfstandig te beslissen:

• Of een kandidaat wordt aangenomen of afgewezen;
• Of een kandidaat aan een opdrachtgever wordt voorgesteld;
• Of een bedrijf of persoon binnen een salesproject wordt benaderd;
• Of een zakelijke prospect voor een product of dienst in aanmerking komt.

Selectiebeslissingen worden door mensen genomen.

Boltheads kan in de toekomst kunstmatige intelligentie gebruiken ter ondersteuning van werkzaamheden, bijvoorbeeld voor:

• Het ordenen van informatie;
• Het opstellen van conceptteksten;
• Het analyseren van geanonimiseerde projectresultaten;
• Het ondersteunen van administratieve processen;
• Het samenvatten van niet-gevoelige informatie.

Voordat wij persoonsgegevens met een AI-systeem verwerken, beoordelen wij:

• Welke gegevens worden verwerkt;
• Voor welk doel dit gebeurt;
• Welke wettelijke grondslag geldt;
• Waar de gegevens worden opgeslagen;
• Of gegevens voor training van het systeem worden gebruikt;
• Of doorgifte buiten de EER plaatsvindt;
• Welke beveiligingsmaatregelen gelden;
• Of menselijke controle is gewaarborgd;
• Of deze privacyverklaring moet worden aangepast.

Boltheads voert geen cv’s, begeleidende brieven, prospectlijsten of andere persoonsgegevens in openbare AI-systemen in zonder voorafgaande privacy- en beveiligingsbeoordeling.

20. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Boltheads neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wij kunnen gegevens wel gebruiken voor beperkte segmentatie, bijvoorbeeld om:

• Kandidaten aan passende functies te koppelen;
• Zakelijke prospects binnen een relevante doelgroep in te delen;
• Projectresultaten te analyseren;
• Communicatie beter af te stemmen.

Er vindt bij beslissingen met belangrijke gevolgen altijd menselijke beoordeling plaats.

Wanneer wij in de toekomst wel gebruikmaken van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met aanzienlijke gevolgen, informeren wij betrokkenen daar vooraf duidelijk over.

21. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

21.1 Recht op inzage

Je kunt ons vragen:

• Welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
• Voor welke doeleinden wij deze gebruiken;
• Met wie wij deze delen;
• Hoelang wij deze bewaren;
• Waar wij de gegevens vandaan hebben.

Je kunt ook een kopie van jouw persoonsgegevens opvragen.

21.2 Recht op rectificatie

Je kunt ons vragen onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

21.3 Recht op verwijdering

Je kunt ons in bepaalde gevallen vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen.

Dit recht geldt niet altijd. Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren vanwege:

• Een wettelijke verplichting;
• Een bestaande overeenkomst;
• Een juridisch geschil;
• De instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

21.4 Recht op beperking

Je kunt ons in bepaalde situaties vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

21.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, kun je het recht hebben jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.

21.6 Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Wanneer je bezwaar maakt, beoordelen wij of er zwaarwegende gerechtvaardigde redenen zijn om de verwerking voort te zetten.

21.7 Bezwaar tegen direct marketing

Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

Na jouw bezwaar stoppen wij met het gebruik van jouw gegevens voor dat doel.

21.8 Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

21.9 Recht op menselijke tussenkomst

Wanneer in de toekomst sprake zou zijn van een uitsluitend geautomatiseerd besluit met aanzienlijke gevolgen, kun je onder bepaalde omstandigheden:

• Om menselijke tussenkomst vragen;
• Jouw standpunt toelichten;
• Het besluit betwisten.

22. Een privacyverzoek indienen

Je kunt een privacyverzoek indienen:

• Via het contactformulier op de website van Boltheads;
• Per post aan SPOT Trading B.V., Takkebijsters 15 F, 4817 BL Breda.

Vermeld bij jouw verzoek:

• Welk privacyrecht je wilt uitoefenen;
• Op welke persoonsgegevens jouw verzoek betrekking heeft;
• Hoe wij contact met je kunnen opnemen.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te controleren.

Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn binnen de wettelijke mogelijkheden worden verlengd. Wij informeren je wanneer dit het geval is.

In beginsel brengen wij geen kosten in rekening. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij binnen de grenzen van de wet een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

Wanneer Boltheads voor de betreffende verwerking uitsluitend verwerker is, kunnen wij jouw verzoek doorsturen naar de verantwoordelijke opdrachtgever of je informeren bij welke organisatie je het verzoek kunt indienen.

23. Een klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij jouw klacht kunnen onderzoeken en proberen op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Afhankelijk van de omstandigheden kun je een geschil ook voorleggen aan de bevoegde rechter.

24. Gegevens van minderjarigen

De website en dienstverlening van Boltheads richten zich op volwassenen, zakelijke opdrachtgevers en salesprofessionals.

Wij hebben niet de bedoeling om zonder geldige grondslag persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan zestien jaar.

Denk je dat wij toch onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan contact met ons op. Wij onderzoeken dit en verwijderen de gegevens wanneer dit wettelijk vereist is.

25. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites en platforms van andere organisaties, zoals:

• LinkedIn;
• Websites van opdrachtgevers;
• Externe sollicitatiepagina’s;
• Andere zakelijke platforms.

Boltheads is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

Wij adviseren je de privacyverklaring van de betreffende partij te lezen voordat je persoonsgegevens verstrekt.

26. Verantwoordelijkheden van opdrachtgevers

Opdrachtgevers die persoonsgegevens aan Boltheads verstrekken, zijn ervoor verantwoordelijk dat:

• De gegevens rechtmatig zijn verzameld;
• Een geldige wettelijke grondslag bestaat;
• De gegevens juist en actueel zijn;
• Niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk;
• Betrokkenen correct zijn geïnformeerd;
• Bezwaren en afmeldingen worden gerespecteerd;
• De gegevens veilig aan Boltheads worden verstrekt.

Wanneer Boltheads als verwerker optreedt, verwerken wij de gegevens uitsluitend volgens de afspraken met de opdrachtgever.

27. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Boltheads kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• Onze dienstverlening verandert;
• Nieuwe salesproposities worden toegevoegd;
• Nieuwe contactformulieren worden toegevoegd;
• Wij nieuwe systemen of dienstverleners gebruiken;
• Onze gegevensverwerkingen veranderen;
• Wij kunstmatige intelligentie of nieuwe selectietechnologie gebruiken;
• Wet- of regelgeving verandert;
• Aanwijzingen van toezichthouders daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bovenaan deze privacyverklaring staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij betrokkenen aanvullend informeren.

28. Contactgegevens

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je jouw privacyrechten uitoefenen of wil je een privacy- of beveiligingskwestie melden? Neem dan contact met ons op:

SPOT Trading B.V.
Boltheads
Takkebijsters 15 F
4817 BL Breda
KvK-nummer: 87954346

Je kunt contact opnemen via het contactformulier op de website van Boltheads of per post via bovenstaand adres.

‍

‍